Geplaatst op
Stapels dozen, eindeloze gangen met kasten vol documenten en het dagelijks zoeken naar belangrijke papieren. Herken je dit? Steeds meer organisaties maken de overstap van fysieke naar digitale opslag. Digitalisering archieven is niet langer een luxe, maar een noodzaak geworden. Maar waarom kiezen zoveel bedrijven en instellingen ervoor om hun archieven digitaliseren?
Verbeterde toegankelijkheid en vindbaarheid
Met een digitaal archief vind je informatie in seconden in plaats van uren. In plaats van fysiek door dozen en mappen te bladeren, typ je gewoon wat je zoekt in een zoekbalk. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie bij documenten, zelfs als ze thuiswerken.
Digitale toegankelijkheid betekent ook dat meer mensen tegelijkertijd hetzelfde document kunnen bekijken. Bij fysieke archieven kan maar één persoon tegelijk een map gebruiken.
Bescherming en behoud van kwetsbaar erfgoed
Oude documenten, foto’s en kranten worden steeds kwetsbaarder. Elke keer dat iemand een document vastpakt, verslijt het een beetje meer. Erfgoed digitaliseren beschermt originele documenten tegen verdere schade.
Digitale kopieën gaan niet kapot en kunnen oneindig vaak worden bekeken. Ook zijn back-ups mogelijk, zodat informatie nooit verloren gaat door brand, water of diefstal.
Kostenbesparing en efficiëntie
Papieren archief digitaliseren bespaart veel geld op de lange termijn. Je hebt geen dure opslagruimte meer nodig, geen klimaatbeheersing voor fragiele documenten en minder personeel om alles bij te houden.
Kosten digitaliseren archief zijn eenmalig, maar de besparingen zijn jarenlang. Denk aan huurkosten, energiekosten en arbeidskosten die wegvallen.
Ook wordt zoeken veel sneller. Waar een medewerker vroeger een hele dag zocht naar een document, vindt hij het nu in minuten.
Meer mogelijkheden voor samenwerking en hergebruik
Digitale archieven maken samenwerking makkelijker. Verschillende afdelingen of zelfs organisaties kunnen tegelijkertijd toegang hebben tot dezelfde informatie. Voor onderzoekers, studenten en het publiek wordt informatie veel toegankelijker.
Scanoplossingen archief maken het ook mogelijk om historische documenten te gebruiken voor tentoonstellingen, websites en educatieve programma’s zonder de originelen te beschadigen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Het Rijksarchief heeft al meer dan 100 miljoen pagina’s gedigitaliseerd. Bezoekers kunnen nu vanuit huis in historische documenten zoeken. Dit heeft geleid tot meer onderzoek en een breder gebruik van de collectie.
Waarom digitaliseren is de vraag niet meer
De vraag is niet meer waarom, maar wanneer en hoe. Laat je archief digitaliseren door professionals die ervaring hebben met verschillende soorten documenten en materialen.
Gerelateerde berichten
Waarom digitale vaardigheden essentieel zijn voor de horeca van morgen
De horeca verandert snel. Waar vroeger pen en papier genoeg waren, zijn nu digitale vaardigheden horeca onmisbaar geworden. Gasten verwachten...
De belangrijkste aandachtspunten bij het schrijven van een scriptie
Het schrijven van een scriptie is voor veel studenten de laatste en vaak meest uitdagende stap richting een diploma. Of je nu hbo of wo studeert, een...